2. 총괄책임자의 선정과 부스운영 전시장내에서 전시부스의 운영을 총괄하는 책임자는 원만하게 행사를 치르기 위해 내방객들뿐만 아니라 파견직원들에 대해서도 배려해야 한다. 총괄책임자는 전시기간중 다양한 기질의 사람들과 접하는 경우가 많기 때문에 여러 가지 자질을 갖추고 있어야 한다. 총괄 책임자가 갖추어야 할 조건은 다음과 같다. - 전시회에 참가해본 경험이 있어야 한다. - 주위의 흥을 돋굴 수 있어야 할 뿐만 아니라 필요할 때는 중요한 결정도 수시로 내릴 수 있어야 한다. - 스스로 동기 부여가 될 수 있어야 하며 리더십도 있어야 한다. - 직원들이 단결할수 있도록 해야하며 예상치 못한 상황에서 임기응변의 능력도 있어야 한다. - 책임감이 있어야 한다. - 외모가 상대방에게 호감을 줄 수 있어야 한다. - 성공할 수 있다는 확신이 있어야 한다. - 자신이 생각하는 바를 효과적으로 나타낼 수 있어야 한다. - 토론이나 상담을 벌이는 것을 좋아할 수 있어야 한다. - 전시되는 제품에 대해 기술적 사항이나 무역에 관한 지식을 어느 정도 갖추고 있어야 한다. - 사람들을 잘 기억할 수 있어야 한다. 총괄책임자는 자신을 대신해서 전시부스의 운영을 총괄할 수 있는 부책임자를 고려해둬야 한다. 이는 예상치 못한 상황이 전개됐을 때 반드시 필요한 것이다. <총괄책임자의 업무내용> ① 전시회 시작이전부터 전시부스 운영에 대한 모든 책임을 진다. ② 전시회 참가를 위해 파견 나온 직원 개개인들에게 구체적인 임무를 할당한다. ③ 전시회 기간중 누가 언제 쉬고 당번을 맡아 일을 할 것인가를 정해야 한다. ④ 비중이 큰 내방객들은 직접 맞이한다. ⑤ 고객과의 토론을 지원한다. ⑥ 회사본부에 중요한 사항들을 수시로 전달한다. 전시부스의 총괄책임자는 전시회 시작이전에 이미 전시부스의 조립과정이 계획에 일치될 수 있도록 해야한다. 또한 가구를 비롯한 비품, 전시부스의 디자인, 제품에 대한 홍보문구들이 제대로 갖추어지고 의도했던 위치에 있는지 확인해야 한다. 이와 함께 홍보전단, 내방객들에게 제공될 홍보전단과 다과류가 제대로 갖추어지고 모든 장비들이 작동하는지도 점검해둬야 한다. 전시회가 시작되기 전날 저녁에 전시장 파견직원들은 그들의 역할에 대해 교육을 받아야 하는데 다음과 같은 사항들이 전달돼야 한다. - 팀을 이뤄 함께 근무하게될 총인원 및 외부에서 조달되는 인원들의 수 - 해당 전시회에 대한 소개 - 해당 전시회 참가를 통해 내부적으로 정한 목표 - 중요 서류들에 대한 설명 - 내방객들을 기록하는 방식에 대한 설명 - 내방객들을 접대하는 방식에 대한 설명 - 언론매체가 방문시 행동요령 - 당번 명부 전달 - 기타 예상될 수 있는 여러 가지 경우에 취해야 할 행동요령 당번명부에는 전시기간중 개별적으로 수행해야 할 업무의 내용도 포함돼 있어야 한다. 예컨대 어느 날에는 누가 홍보전단을 쌓아두고 내방객들에게 나누어주는 책상을 책임지고 정리하고, 회의실은 누가 관리하고, 의자정리와 다과류 공급은 누가 하고, 누가 쉴 수 있는지 등이 구체적으로 기재돼 있어야 한다. 전시회 기간중 아침이나 저녁이든지 매일 일일실적을 점검하고 토론을 벌이는 것은 직원들에게 전시회를 통해 달성한 실적을 깨닫게 하고 다음날에 예상되는 중요한 고객의 방문 혹은 전시장내외에서의 중요한 행사 등에 대비케 할 수 있다. 또한 이 자리에서 전시회 출품 전에 계획했던 각종 사항들이 갖고 있는 단점도 거론될 수 있으며 임시방편적이지만 보완책도 함께 논의될 수 있다. 전시회가 끝난 후 혹은 마지막날에 잘된 점과 잘못된 점에 대해 자유로이 토론을 벌여 직원들의 전시회에 대한 노하우 수준을 높이는 것은 매우 권장할 만한 일이다. 체계적으로 잘 관리되고 있는 팀은 다음과 같은 특징을 가지고 있다. - 전시부스는 항상 깨끗하고 청결하다. - 각종 판촉물들을 내방객들에게 나누어주는 일로 인해서 혼란이 일어나지 않는다. - 전시부스내 각종 보조장치들이 모두 제대로 작동하고 있다. - 전시부스에서의 업무개시 및 종료는 근무시간과 일치한다. - 전시부스에서의 분위기는 항상 우호적이고 편안하다. - 전시부스 총괄 책임자는 직원들이 언제, 어느 곳에서 일하는지를 항상 파악하고 있다. - 내방객들과의 대화는 항상 기록되고 분석작업을 거치게 된다.